Program księgowy w chmurze, czyli Comarch Optima i inne na serwerze VPS Windows

Coraz więcej biur rachunkowych i działów księgowości przenosi swoje programy, Comarch Optima, InsERT, RAKS czy Symfonię, z jednego komputera na serwer z pulpitem zdalnym. Dzięki temu cały zespół pracuje na jednej, aktualnej bazie z dowolnego miejsca, a dane są w bezpiecznym centrum danych, a nie na pececie pod biurkiem. Wyjaśniamy, jak to działa, które programy się do tego nadają i na co zwrócić uwagę, zanim postawisz księgowość na serwerze VPS Windows.

Dlaczego biura rachunkowe przenoszą program księgowy na serwer

Program księgowy zainstalowany na jednym komputerze w biurze szybko staje się wąskim gardłem. Sprzęt się starzeje i grozi awaria, a razem z nią utrata danych. Pliki i bazy potrafią rozjechać się po kilku komputerach, przez co nikt nie wie, która wersja jest aktualna. W sezonie, od stycznia do kwietnia, księgowi muszą pracować także z domu i wieczorami, a klasyczny program na stacjonarce tego nie umożliwia. Do tego dochodzi RODO, bo w programie księgowym trzymasz dane osobowe klientów i odpowiadasz za ich bezpieczeństwo.

Serwer z pulpitem zdalnym rozwiązuje te problemy naraz. Program i baza stoją w jednym miejscu, każdy pracownik loguje się do tego samego środowiska, a dostęp masz z biura, z domu i z delegacji. Kopie zapasowe i infrastruktura są po stronie centrum danych, a nie Twojego sprzętu.

Które programy księgowe działają na serwerze VPS Windows

Większość polskich programów księgowych i handlowych to aplikacje na system Windows, które pracują w oparciu o osobną bazę danych. Dlatego naturalnym fundamentem jest dla nich serwer VPS z systemem Windows. Oto najpopularniejsze z nich i silniki baz, na których działają:

• Comarch ERP Optima, aplikacja Windows pracująca na bazie Microsoft SQL Server (wersje 2016, 2017, 2019, 2022), także na bezpłatnej edycji SQL Server Express.
• InsERT GT (Subiekt GT, Rachmistrz GT, Rewizor GT) oraz InsERT nexo, oba oparte o Microsoft SQL Server (bezpłatny Express dostarczany w zestawie).
• RAKSSQL, który, mimo nazwy z „SQL”, korzysta z silnika Firebird, a nie z Microsoft SQL Server.
• Symfonia, gdzie silnik zależy od linii: klasyczna Symfonia (Finanse i Księgowość, Handel) oraz Symfonia ERP działają na Microsoft SQL Server, natomiast Symfonia 2.0 dla małych firm korzysta z silnika Pervasive PSQL.

Wniosek jest prosty: niezależnie od tego, który program prowadzi Twoją księgowość, jego domem jest serwer z systemem Windows, a najczęściej także baza Microsoft SQL Server obok niego.

Jak to działa w praktyce, pulpit zdalny i wspólna baza

Na serwerze Windows instalujesz swój program księgowy oraz jego bazę danych. Księgowi łączą się z serwerem przez pulpit zdalny (RDP) i pracują tak, jak na własnym komputerze, z tą różnicą, że wszyscy korzystają z jednego środowiska i jednej, wspólnej bazy. Zamiast przesyłać pliki między komputerami, każdy widzi te same, aktualne dane.

Producenci wprost przewidują taki model pracy. Comarch Optima ma osobny biuletyn techniczny poświęcony pracy w środowisku terminalowym i gotowe konfiguracje dla zespołów od kilku do kilkudziesięciu użytkowników, z zaleceniem, by baza danych stała na serwerze, a aplikacja na serwerze terminali. Sam pulpit zdalny jest przy tym oszczędny, bo według dokumentacji Comarcha jedno połączenie zajmuje około 80 kbit/s, więc do pracy kilku osób wystarczy przeciętne łącze.

Na co zwrócić uwagę, zanim postawisz księgowość na serwerze

Żeby uniknąć niespodzianek, warto znać kilka technicznych faktów, które część dostawców przemilcza.

Darmowy Microsoft SQL Express ma limity. To najczęstsza pułapka. Bezpłatna edycja SQL Server Express pozwala na bazę o rozmiarze maksymalnie 10 GB, wykorzystuje do około 1,4 GB pamięci RAM na silnik i najwyżej jedno gniazdo procesora lub cztery rdzenie (dane Microsoft). Dla biura obsługującego wiele firm, gdzie baz stale przybywa, prędzej czy później trzeba przejść na płatną edycję SQL Server Standard. Lepiej zaplanować to z wyprzedzeniem, niż odkryć w środku sezonu.

Wersja Windows Server ma znaczenie. Aktualna Comarch Optima wymaga systemu Windows Server 2016 lub nowszego, starszych wersji nie wspiera. Wybierając serwer, wskaż wersję zgodną z Twoim programem.

Licencje. Do serwera potrzebna jest licencja Windows Server (u nas w cenie usługi). Jeśli przez pulpit zdalny ma pracować wielu użytkowników jednocześnie, dochodzą licencje dostępowe RDS CAL (na użytkownika lub na urządzenie), bo bez nich Windows Server udostępnia zdalnie jedynie dwie sesje administracyjne.

Moc pod bazę danych. Microsoft SQL lubi pamięć i szybki dysk. Minimalne wymaganie Optimy to 2 GB RAM, ale dla zespołu księgowych i rosnących baz realnie warto liczyć kilkanaście GB RAM oraz dysk RAID10 SSD, żeby program nie zwalniał, gdy pracuje kilka osób naraz.

Bezpieczeństwo i RODO. Pulpit zdalny wystawiony do internetu bywa celem ataków, dlatego zadbaj o silne hasła, ograniczenie dostępu i regularne kopie zapasowe. Ponieważ w programie księgowym przetwarzasz dane osobowe klientów, znaczenie ma też lokalizacja serwera (Polska lub Unia Europejska) oraz to, gdzie trafiają backupy.

Serwer VPS Windows w HitMe jako fundament pod księgowość

U nas dostajesz gotowy fundament pod program księgowy. Nasze serwery VPS z Windows to maszyny z licencją Windows Server, dyskami RAID10 SSD, kopiami zapasowymi (od 7 do 14 dni zależnie od pakietu), dedykowanym adresem IP i dostępem przez pulpit zdalny RDP, a wszystko w naszym centrum danych w Polsce. Serwer aktywujemy automatycznie, w kilka minut.

Program księgowy oraz jego bazę instalujesz na serwerze samodzielnie, Ty lub Twój informatyk, bo to maszyna w pełni pod Twoją kontrolą. Jeśli wolisz, żebyśmy zajęli się administracją za Ciebie, mamy też wariant z opieką administratora. W miarę jak biuro rośnie, przechodzisz na wyższy pakiet bez utraty danych i konfiguracji.

Wybierając HitMe, stawiasz księgowość na serwerach w Polsce, z polskim wsparciem i wygodną płatnością BLIK. Przy danych klientów i obowiązkach RODO to nie jest bez znaczenia.